O termo prontidão de carga está ligado ao comércio internacional e a uma data específica quando um remetente (também conhecido como fornecedor, fabricante, vendedor ou exportador) tem a carga pronta para entrega ao prestador do serviço de transporte.
Este artigo visa explicar exatamente o que significa ter a carga pronta, e clarificar qualquer confusão sobre a data a que a prontidão de carga se refere na comunicação entre remetentes, destinatários e transportadoras. As transportadoras, por vezes, referem-se à data de prontidão de carga pela abreviatura CRD.
Três elementos determinam se a carga está pronta
Quando existe transportação internacional de bens envolvida entre as instalações do vendedor e do comprador, ou do remetente e do destinatário, existe um tempo em trânsito, ou atraso, entre o tempo em que os bens já não estão na posse do vendedor e quando estão na posse do comprador.
No acordo entre o vendedor e o comprador, é, então, apropriado acordar a data em que os bens estão na teoria preparados para entrega ao comprador se não tiver sido atrasado em trânsito. A prontidão de carga é a data em que o vendedor tem os bens preparados para entrega nas suas instalações e é definido por três características:
O envio está disponível e completo em localização acordada
O envio está embalado e pode ser enviado pelo método de transporte acordado
Os documentos para o envio internacional estão preparados e disponíveis
Disponível e completo
O remetente e o destinatário normalmente acordam a localização onde a carga deve estar pronta. Isto normalmente será as instalações do remetente ou vendedor e poderá ser na fábrica ou no armazém do exportador. O que quer dizer quando o envio está completo é que cumpriu com o acordo entre o vendedor e o comprador, e será normalmente uma produção em quantidade e qualidade como acordado no contrato ou pedido de compra, e como documentado na fatura e lista de embalagem.
Embalagem de Navegação
Os requisitos para embalar os bens dependem do modo de transporte. Para o frete marítimo e envios em contentores de grupagem, o envio tem de ser embalado para que não seja danificado durante o manuseamento e transporte marítimo. Isto também pode ser referido como a carga ter embalagem de navegação. Quando a transportadora recebe a carga, irá verificar a embalagem e caso seja considerada como não digna de transporte, pode rejeitar a carga ou oferecer-se para re-embalar os bens por uma taxa.
Um exemplo para um envio com carga pronta. Trata-se de uma caixa de madeira que facilmente pode ser acondicionada num envio de contentor de grupagem. Nos envios em contentor de grupagem (veja o nosso artigo sobre Envio LCL Explicado), a embalagem deve suportar ser carregada num camião nas instalações do vendedor, ser descarregada no armazém da transportadora (normalmente por empilhadora ou à mão), novamente carregada num contentor marítimo, enviada para o destino (incluindo o manuseamento do guindaste do contentor), condições marítimas, descarregada do contentor no armazém da transportadora, carregada novamente num camião e descarregada nas instalações do destinatário. Ao validar a validez de uma embalagem, devemos contar com que seja manuseada pelo menos seis vezes, adicionalmente ao impacto da estrada e das condições metereológicas.
A embalagem de mercadoria prontas para carga depende do próprio bem. Os exemplos de embalagens normais incluem caixas de papel ou de madeira, mas também pode ser em fardos, tambores ou rolos. O remetente não precisa de providenciar paletes, mas podem reduzir o risco de danificação significativamente ao automatizar o manuseamento. Nos envios em contentores de grupagem, contudo, é obrigatório que a carga possa ser empilhada. Por isso, ao utilizar caixas de papel, terão de ser fortes e estarem cheias para evitar que se partam ou quebrem se outra carga for colocada por cima.
Documentos preparados
Os documentos necessários para a data de prontidão de carga são no mínimo a fatura comercial e uma lista de embalagem. Poderá haver requisitos de documentação adicional no mercado local, que poderá ser informado pelo agente de alfândega ou pela transportadora (veja o nosso artigo sobre o Processo de Envio). Adicionalmente, poderá haver requisitos adicionais relacionados com os bens, tais como certificados ou permissões. Os documentos são considerados como completos quando todos os documentos necessários para a exportação e importação do envio estiverem prontos.
Duas coisas a ter atenção
1. Ao reservar com uma transportadora, as medidas do envio devem incluir quaisquer materiais de embalagem para tornar a carga digna de ser transportada. Tenha em consideração que o material de embalagem irá aumentar as dimensões e peso do envio.
2. A prontidão de carga não significa que a carga está despachada dos deveres de exportação. O processo de despacho alfandegário de exportação é realizado pelo agente alfandegário ou pela transportadora e só poderá ter lugar depois da data de prontidão de carga, pois os documentos são necessários para entrega às autoridades juntamente com a declaração da alfândega.
Depois da prontidão de carga
Normalmente, deveria ser acordado entre o comprador e o vendedor (ou exportador e importador) que o comprador deve avisar o comprador e transportadora da prontidão de carga para nova confirmação. Isto normalmente é referido pela abreviatura de NOR (Notice Of Readiness ou Aviso de Prontidão).
Depois da prontidão de carga, o envio é entregue à parte contratada pelo remetente ou destinatário para realizar o transporte. Isto seria normalmente uma transportadora ou uma empresa de transporte local. (ver o blog sobre Processo de Envio).
E se a carga estiver pronta antes ou depois da data acordada de prontidão de carga?
Caso a carga esteja preparada antes da data acordada de prontidão de carga, existe a possibilidade de tratar de um envio antecipado, que precisa da coordenação com a transportadora contratada. De outra forma, o remetente (vendedor ou exportador) pode ser responsável pelo armazenamento da carga até à data acordada para a entrega ao prestador de transporte.
Se a carga estiver pronta depois da data de prontidão de carga acordada, normalmente implicaria um atraso na entrega ao destinatário (comprador ou importador). Idealmente, deverá ser acordado no momento do pedido as responsabilidades neste caso. Poderá ser pela introdução de alguma flexibilidade na data de prontidão de carga com um esquema de penalidades por atrasos acordado, ou o requisito de utilização de um método mais rápido de transporte (normalmente frete aéreo) com o custo atribuído à parte em falta.
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